自営業やフリーランスのあなた、自分が仕事を休んでいる間にも仕事が自動で回って、安定した収入が入ってきたらいいのになぁ‥って思いませんか？
まり 私も、自分が休んでる間にも自動で仕事が回って、安定した収入を得るために仕事を仕組み化したいと思ってたんですが…
いざ仕組み化しよう！と意気込んでもやること多すぎて。
いつの間にか仕組み化について考えることを忘れていました‥
先日、立て続けに２回引っ越しをして、全く仕事の時間を取れない期間がありました。
仕事ができない期間に売上が下がったらどうしよう‥って最初は思ってたんですが、引っ越しって大変なんですね。
仕事のこと考えながら引っ越し作業もしてたら、ストレスから体調も崩しました。
まり 仕事のことは一旦置いておこう‥。
仕事を優先せず、まずは目の前の片付けをしたり、ライフラインの確保をしたり、体調を整えたり。
仕事に向かう時間はなかったんですが、売り上げは順調に伸びていて、ふと気づきました。
まり もしかして、仕事が仕組み化されてるかも。
ガッツリ仕組み化に取り組んできたわけではないですが、多分ほぼ自動化できました。私が仕事を仕組み化（自動化）できた経緯などを紹介します。
仕事の仕組み化とは？
仕事の仕組み化とは、自営業やフリーランスの方が休んでいる間にも収入が安定して入ってくるような状態をこの記事では「仕組み化した」と呼ぶことにします。
自営業やフリーランスの方は自分自身が仕事を休んでしまうと代わりがいないため、収入が一旦ストップしてしまうことがあります。
急な用事や体調不良で仕事ができない日もあります。でも自営業やフリーランスで仕事をしていると「体調不良なので休みます」って言えないんですよね。対人性のある仕事なら、クライアントに謝ってリスケジュールして、別日に仕事をするなど、必ず自分が動かなければいけません。
休みを確保するためには、一部でもいいので仕事を仕組み化しておく必要があります。
自分が休んでも収入がストップしない、自分が困らない状態が、仕事の仕組み化です。
仕事の仕組み化に必要なこと
仕事を仕組み化するために、私の場合はかなり時間がかかりました。1年以上かかりました。
いつか仕事を仕組み化しようと思って私がやってきたことを紹介します。
- 自分の仕事内容を細かく書き出す
- その中で人に頼める仕事をピックアップする
- 外部に発注するために指示書を作る
- 外注しながら指示書の精度を高めていく
仕事を仕組み化するまでに、私はこの順番でやってきました。
順に１つずつ説明します。
仕事内容を細かく書き出す
まずは普段取り組んでいる仕事を全部書き出してみます。
いろんなことをやってるから、仕事内容を細かく書き出すのって、ちょっと大変だったりします。
自営業を始めてから売上が安定するまでの間に、いろんなことを1人でやってきたと思います。
それをできるだけ細かく書き出して、リストにしてください。
人に頼める仕事をピックアップする
普段の仕事内容を細かく書き出したら、その中から人に頼めそうなものをピックアップしていきます。
仕事内容を細かく書き出したリストの中に、これは他人には頼めないとか、これは自分がやりたいとか、あると思います。
リストの中から、自分じゃなくてもできる仕事や人にやってほしい仕事をピックアップしてください。
外部に発注するための指示書を作る
自分じゃなくてもできる仕事や人にやってほしい仕事について、指示書を作ります。
いきなり指示書を作ろうとしても、何から書けばいいかわからないと思います。
そんな時は、１つの仕事に対して１つの指示書を作っていくと作りやすいです。
何をする仕事なのか、人に伝わるように書きます。
その仕事の手順も書いていきます。
最初の指示書は完璧でなくていいです。その指示書でとりあえず外注してみます。
外注しながら指示書の精度を高めていく
とりあえずの指示書ができたら外注してみます。
まずは少量の仕事で試運転します。
指示書だけでは伝わらないことや、仕事の成果が指示通りでなかったことなどがあれば、指示書を改善していきます。
改善した指示書でまた外注して、さらに指示書を改善していくので、少量の仕事で外注するのがポイントです。
指示書を改善することで、あなたの仕事の質をより再現できる指示書を作っていきます。
仕事を仕組み化するために気をつけたこと
自分じゃなくてもできる仕事を人に任せたり、自分ではあまりやりたくない仕事を人に任せることで仕事を仕組み化することができます。
私が仕事を仕組み化するために、気をつけていたことがあります。
それは、指示しすぎないことです。
外注さんは、私の代わりに仕事をしてくれる人です。
外注さんには自分で考えて仕事に取り組んでもらいたいのですが、いちいち私が口出ししていたら「自分で考える」というのをしなくなります。
外注していく中で「もっとこうしてほしい」とかが出てきたら、まずは黙ってフォローに回りました。
自分の仕事の質と外注さんのが違うと感じたポイントはどこなのか、どのように伝えたら次から仕事の質が変わるのかを考えて、改善してほしい点を伝えるようにしました。
最初から外注が上手な人もいますが私にはそんな才能はないので、最初から「外注を始めたばかりなので、指示書が変更されることもありますが、臨機応変にお願いします」みたいに最初に伝えて、それでもOKしてくれた外注さんに仕事をお願いしてきました。
指示書の改善と口出しは、違います。
あとは、外注さんにできるだけお給料を多く渡す。笑
笑い事ではなく、できる範囲で高給に設定して、喜んで仕事してもらえるようにしています。